Un propriétaire nous demande qui établit l’ordre du jour de l’assemblée générale et s’il existe des règles quand à la façon d’en libeller les points.

La mission légale

C’est aux termes de la Loi sur la propriété que le syndic est tenu de convoquer l’assemblée générale. Il le fait une fois par an pour l’assemblée statutaire et convoque une assemblée extraordinaire à chaque fois qu’il le juge nécessaire dans l’intérêt de l’association des copropriétaires (ACP) ou quand un ou plusieurs copropriétaires représentant 20% au moins des quotes-parts communes (sauf dispositions plus strictes des statuts) le lui demandent.

L’ordre du jour

C’est au syndic qu’il revient de le composer

Les points des propriétaires

Parfois, on entend des propriétaires réclamer du fait qu’à la réception de la convocation, ils constatent qu’un ou plusieurs points qu’ils ont soumis au syndic n’ont pas été mis à l’ordre du jour. Que le syndic écarte de l’ordre du jour des points que des propriétaires lui ont soumis à temps et qui sont dans l’intérêt de l’ACP, ce n’est pas admissible et cela va de soi. Ainsi, un syndic a été récemment condamné pour avoir refusé de mettre sa révocation à l’ordre du jour.

Normalement, l’établissement de l’ordre du jour ne doit donc pas poser problème, mais ce n’est pas tout …

Le libellé des points de l’ordre du jour

Composer l’ordre du jour, c’est une chose, mais il est par ailleurs primordial que les points mis à l’ordre du jour soit correctement libellés et là, des fautes sont commises dans certains cas.

Quel est le danger ?

Quand le syndic ne libelle pas correctement ou pas suffisamment les points de l’ordre du jour, les propriétaires absents qui ont donné une procuration à un tiers sont soumis mis échec et mat. Le propriétaire qui mandate un tiers doit pouvoir prendre des décisions en connaissance de cause, en se fondant sur un ordre du jour clair et net. Attention ! Le fait que le contenu d’un point, sur lequel un vote est intervenu, soit manifestement plus étendu qu’on aurait pu le penser au premier abord, pourrait même constituer un motif d’annulation de la décision prise par l’assemblée générale à son sujet.

Conseil

Quand vous ne pouvez pas assister à l’assemblée et que vous voulez mandater quelqu’un, demandez préalablement au syndic de clarifier les points de l’ordre du jour qui ne vous paraissent pas tout à fait précis. Ainsi, vous aurez été dûment informé des décisions à prendre.

Évitez les discussions

Évidemment, mieux vaut prévenir que guérir. Un syndic aura tout avantage à libeller les points de son ordre du jour de façon aussi complète, précise et non équivoque que possible.

Conseil 1

De préférence, indiquez aussi pour chaque point de l’ordre du jour les majorités requises pour prendre une décision à son sujet.

Conseil 2

Quand certains points demandent des explications, par exemple du fait qu’il n’est pas évident de les exposer ainsi dans l’ordre du jour, ajoutez une explication succincte à votre convocation. De même, s’il faudra se décider, par exemple, sur la base de quelques devis, joignez-en une copie. Ainsi, les copropriétaires auront été suffisamment informés, vous éviterez toute discussion à ce sujet et les aurez en outre mis en confiance.

=> Un ordre du jour mal libellé peut être source de frictions. Évitez-le par un libellé clair, précis et non équivoque, en précisant aussi, par exemple, pour chaque point la majorité à réunion lors du vote. S’il faut se décider au sujet d’un « travail », joignez une copie des devis établis à son sujet.